Facturación electrónica: contribución de Contabilidad y Finanzas al MOP

MOPENSES

El grupo de profesionales y técnicos que trabajó en la iniciativa nos reveló algunos secretos.

El equipo que trabajó –y continúa haciéndolo (el proceso no ha terminado)- en el proyecto de Facturación Electrónica desde la Dirección de Contabilidad y Finanzas (DC y F) del Ministerio de Obras Públicas no es un grupo de funcionarios que sea vean las caras día a día u ocupen una oficina “X”. Se trata, en la práctica, de un conjunto de profesionales de distintas áreas  de la repartición del MOP (algunos de ellos ocupan jefaturas) que, durante cerca de un año, han ejecutado metódicamente la materialización de una nueva plataforma digital, cuyos grandes aportes son dos: la casi eliminación total del papel en materia de facturas y otros documentos de contabilidad; y una mayor eficiencia de todo un sistema que relaciona nuestro ministerio con proveedores, contratistas y otras empresas de servicios. 

“Éste es un proceso que ayudará a la gestión ministerial en cuanto a la rapidez de los pagos y, en consecuencia, agilizará otros procesos del MOP: ordenará la gestión de las unidades de los servicios dependientes de la cartera, nos brindará mayor transparencia y también será un aporte en lo que concierne a la mejora continua, como detectar aquellas situaciones en las que caíamos en errores, de modo tal de evitarlos y hacer cada acción mucho mejor. En resumen, se trata de hacer un mejor trabajo cotidiano. Esperamos tener actualizado este sistema en un cien por ciento en lo que resta del año, de manera que podamos dar una respuesta más rápida como DCyF”, nos comenta Luis Ramírez Chávez, Jefe de la Unidad de Atención Ciudadana de Contabilidad y Finanzas, área bisagra en la materia mencionada.

-¿En qué consiste la facturación electrónica?

-Desde el 1 de marzo el MOP pasó a ser emisor electrónico y, por ende, receptor. Por lo tanto todas las facturas que emite el ministerio, que antes eran en papel, ahora son electrónicas. Esto se produce, por ejemplo, cuando vendemos bases y antecedentes.

Fue todo un cambio operativo y cultural para el MOP y, sobre todo, para la gente que trabajaba en los temas de facturación. Pero también lo fue para los proveedores, para quienes cambió su forma de facturar: en lugar del papel, la información está ahora en una plataforma. 

Al respecto, nosotros les informamos a ellos el año pasado vía instructivo. El objetivo es que la documentación relevante se administrara en los centros de costo regionales y central. Esto nos permite cumplir oportunamente con los pagos, que haya un flujo de caja y un control de los factoring mejores.

-¿Cuál es la principal motivación de esta iniciativa?

-Como es ley, nosotros teníamos que haber entrado en agosto del año 2016 con este sistema: contribuyente electrónico es el nombre técnico. Pero no estábamos preparados. Entonces pedimos al Servicio de Impuesto Internos un aplazamiento. Esta decisión apuntaba a un tema de mejora en que todos los contribuyentes debíamos pasar a ser parte electrónica. Hasta el año pasado el 90 por ciento estaba trabajando con facturación electrónica y, un 10 %, con papel. En el último caso se trataba de personas e instituciones que facturan menos cantidad de dinero al año. Hay ciertas exclusiones, como por ejemplo las zonas de catástrofe (allí el SSI te permite seguir trabajando de la misma forma).

Una vez subsanado el tema informático pudimos entrar a trabajar en el flujo de proceso para operar en la facturación electrónica, tanto en emisión como en recepción.

-¿Cuánto tiempo duró su elaboración?

-El proceso fue súper largo. Primero que todo tuvimos que interiorizarnos al respecto. Posteriormente tuvimos que ver cuáles eran las implicancias tanto en la parte de emisión como en la de recepción, adecuar cierta normativa de impuestos internos que trabaja el mismo SII para nuestros procesos del MOP. Justamente desde agosto del año pasado fuimos trabajando y analizamos cuál era la mejor plataforma. Al respecto debíamos ver si elegíamos la que nos ofrecía Impuestos Internos u otra de una consultora privada. La del SII no nos cubría, dada la envergadura de nuestro Ministerio. Al final elegimos a la empresa Paperless para que se hiciera cargo tanto del soporte informático como del resto del trabajo de inducción.

Además se constituyó una mesa de trabajo con Alberto Rodríguez Gajardo, Patricio Delgado Cuevas, Juan Astudillo Álvarez, Javiera Castillo Pino y yo.

Sin embargo, es un proceso que todavía no ha terminado. Tenemos que seguir adaptando ciertas normas a nuestros trabajo, pero también tenemos que ser autocríticos: en qué estamos fallando, a fin de entregar a los distintos servicios del Ministerio un trabajo de excelencia.

-¿Cuántas personas conforman el equipo que abordó este proyecto?

-Se constituyó una mesa de trabajo que autorizó la Directora Nacional, Ximena Pérez Muñoz, quien dio las directrices del trabajo que se iba a realizar. La conforman Alberto Rodríguez Gajardo, tesorero; su jefe y encargado de Finanzas, Patricio Delgado Cuevas; Juan Astudillo Álvarez , Jefe del Departamento de Contabilidad, donde están los encargados de revisar los pagos; Maritza Castillo Martínez, en Gestión Contable; Jeannetty Aros Fernández, quien también depende del Contabilidad; Laura González Alcántara, de Informática; Javiera Castillo Pino (quien me subroga en el departamento nuestro) y yo. 

Estamos a cargo de todo lo que es la recepción de facturas en todo el Ministerio. Esta mesa define ciertos criterios y se encarga de ver el proceso de facturación electrónica y cómo lo vamos aterrizando, pensando en todo lo que hay detrás del proceso de pago.

Algunos de sus protagonistas dan su testimonio

Algunos de los componentes de la mesa de trabajo señalada en el presente artículo compartieron su opinión acerca de lo que consideraron las principales contribuciones del Sistema de Facturación Electrónica.

“Creo que los mayores aportes son lograr en el Ministerio un sistema sin papeles, que las facturas nos lleguen electrónicamente; y permitir un mayor control de los documentos tributarios emitidos por contratistas y proveedores”, enfatiza Alberto Rodríguez.

Respecto a las principales contribuciones, sostiene Patricio Delgado, “primero que todo debe mencionarse la transparencia y, luego, el hecho de que la gestión de pago nos va agilizar los tiempos de trámite. 30 días es el plazo como compromiso de gobierno para pagar.  Será electrónico y, aunque obviamente analizaremos los documentos, será a un punto fijo y serán menos días los previos al pago”.

Javiera Castillo, en tanto, considera que “el gran aporte del sistema para el MOP es modernizar tanto los procesos internos que tienen la institución como hacia y entre los sectores público y privado. Nuestro Ministerio dio un paso adelante en el tema de facturación electrónica”.

En la fotografía aparecen, de izquierda a derecha, Alberto Rodríguez, Patricio Delgado, Javiera Castillo y Luis Ramírez.